Yhtiökokous

Osakkeenomistajat käyttävät valtaansa yhtiökokouksessa, joka on UPM-Kymmene Oyj:n ylin päättävä elin. Yhtiöjärjestyksen mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Yleensä kokous pidetään maaliskuun lopulla tai huhtikuun alussa. Yhtiökokouksen kutsuu koolle yhtiön hallitus.

Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle päätöksenteon niin vaatiessa. Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä myös, mikäli osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 % osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten.

Yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvat asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaiset asiat.

UPM:n yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa:

• esitetään yhtiön tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
• päätetään taseen osoittaman voiton käyttämisestä
• päätetään vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
• päätetään hallituksen ja tilintarkastajien palkkioista
• päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä
• valitaan hallituksen jäsenet
• valitaan tilintarkastaja ja
• käsitellään muut mahdolliset asiat.

Muita mahdollisia yhtiökokouksen päätettäviä asioita voivat osakeyhtiölain mukaan olla esimerkiksi

• yhtiöjärjestyksen muuttaminen
• osakeannit
• optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antaminen
• osakepääoman muuttaminen
• omien osakkeiden hankinta ja
• yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovutus.

Myös merkittävät muutokset yhtiörakenteessa, kuten yhtiön sulautuminen tai jakautuminen, vaativat yhtiökokouksen päätöstä.

Hallituskokoonpanoa koskevan ehdotuksen valmistelussa noudatettu tapa

Hallituksen kokoonpanoa koskevan ehdotuksen yhtiökokoukselle valmistelee nimitys- ja hallinnointivaliokunta, joka koostuu kolmesta hallituksen jäsenestä. Valiokunta valmistelee ehdotuksen valiokunnan työjärjestyksen ja hallituksen monimuotoisuuspolitiikassa kuvatun hallituksen jäsenten nimitysprosessin mukaisesti.

Osakkeenomistajien ehdotukset yhtiökokouksen käsiteltäviksi asioiksi

Osakkeenomistajalla on oikeus saada varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi asia, joka osakeyhtiölain mukaan kuuluu yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän kirjallisesti vaatii sitä ilmoittamalla asiasta yhtiön hallitukselle viimeistään 15. tammikuuta tai neljä viikkoa ennen yhtiökokouskutsun toimittamista riippuen siitä, kumpi päivämäärä on myöhemmin.

Ehdotukset pyydetään toimittamaan postitse tai sähköpostilla alla olevaan osoitteeseen:

Yhtiökokouksen koollekutsuminen ja osallistumisoikeus

Osakkeenomistajat kutsutaan yhtiökokoukseen UPM:n internetsivuilla julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, joka julkaistaan myös pörssitiedotteena. Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen julkaistaan yleensä tammikuun lopulla tai helmikuun alkupuolella. Lehti-ilmoitukset kokouksesta julkaistaan useammassa Suomessa ilmestyvässä sanomalehdessä.

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on kahdeksan arkipäivää ennen yhtiökokousta merkitty osakkeenomistajaksi yhtiön osakasluetteloon, ja joka on ilmoittautunut kokoukseen kokouskutsussa ilmoitettuna aikana. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja voidaan ilmoittaa tilapäisesti merkittäväksi osakasluetteloon yhtiökokoukseen osallistumista varten.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Osakkeenomistaja tai asiamies voi käyttää yhtiökokouksessa yhtä avustajaa.

Osakkeenomistajalla, joka on asianmukaisesti ilmoittautunut kokoukseen, on kokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeus. Yhtiöllä on yksi osakesarja, ja kukin osake vastaa yhtä ääntä.

Kokousasiakirjat

Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön internetsivuilla viimeistään 21 päivää ennen kokousta. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön internetsivuilla viimeistään kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Pöytäkirjaan liitetään mahdolliset äänestystulokset ja yhtiökokouksen päätöksiin liittyvät liitteet. Lisäksi yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella.

Yhtiökokousasiakirjoja pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.​