Sisäpiirihallinto

UPM noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n julkaisemaa pörssin sisäpiiriohjetta 2016. Yhtiön hallituksen hyväksymä sisäpiiripolitiikka täydentää soveltuvaa sisäpiirisääntelyä ja määrittelee yhtiön sisäpiiriläisiä ja sisäpiirihallintoa koskevat toimintatavat. Yhtiön sisäpiiripolitiikka uudistettiin täysin 3.7.2016 voimaan tulleen markkinoiden väärinkäyttöasetuksen johdosta.

Sisäpiirihallinnon organisaatio

Yhtiön sisäpiirihallinnon kokonaisvaltaisesta organisoinnista vastaa yhtiön vaatimustenmukaisuus-johtaja (Chief Compliance Officer). UPM:n sisäpiirihallinto, johon kuuluvat lakiasiainjohtaja, vaatimustenmukaisuusjohtaja, sisäpiiriasioiden hoitaja ja sisäpiiriasioiden hoitajan varahenkilö, vastaa UPM:n sisäpiiripolitiikan, markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) ja muiden soveltuvien sisäpiirisäännösten ja ohjeiden noudattamisen seurannasta. UPM:n sisäpiirihallinto vastaa myös sisäpiiriasioiden päivittäisestä hoitamisesta, valvonnasta ja hallinnoinnista mukaan lukien sisäpiiriluettelojen ylläpito, johtohenkilöiden liiketoimet, ilmoitukset johtohenkilöille, Finanssivalvonnalle ja muille asiaankuuluville tahoille sekä koulutus ja neuvonta.

Luettelo johtohenkilöistä

Yhtiöllä ei 3.7.2016 alkaen ole enää velvollisuutta ylläpitää julkista sisäpiirirekisteriä. Sen sijaan yhtiö ylläpitää luetteloa johtotehtävissä toimivista henkilöistä (johtohenkilöt) ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista henkilöistä. Näillä henkilöillä on velvollisuus ilmoittaa UPM:lle ja Finanssivalvonnalle kaikki liiketoimensa, jotka on tehty heidän lukuunsa UPM:n liittyvillä rahoitusvälineillä. Jokaiselle johtohenkilölle ja hänen lähipiiriinsä kuuluvalle henkilölle ilmoitetaan kirjallisesti hänen asemastaan ja velvollisuuksistaan tällaisena henkilönä.

UPM:n johtohenkilöitä ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja ja liiketoiminta-alueiden johtajat. UPM:n hallinnointirakenteen perusteella edellä mainittujen johtajien on katsottu olevan yhtiön ylemmän tason johtajia, joilla on säännöllinen pääsy yhtiötä koskevaan sisäpiirintietoon ja valtuudet tehdä johdolle kuuluvia päätöksiä, jotka vaikuttavat yhtiön tulevaan kehitykseen ja liiketoimintanäkymiin. 

Luettelo taloudellisen tiedon saajista

UPM:n sisäpiirihallinto ylläpitää luetteloa myös yhtiön työntekijöistä ja muista henkilöistä, joilla on säännöllinen pääsy yhtiön julkistamattomiin taloudellisiin tietoihin asemansa, käyttöoikeuksiensa, tehtäviensä tai palvelusopimuksen perusteella. Tähän luetteloon merkittyjä henkilöitä kutsutaan taloudellisen tiedon saajiksi. Jokaiselle taloudellisen tiedon saajalle ilmoitetaan kirjallisesti hänen asemastaan ja velvollisuuksistaan tällaisena henkilönä. Tämä luettelo korvaa aiemman pysyvän yrityskohtaisen sisäpiirirekisterin.

Kaupankäyntirajoitukset ja -suositukset

Yhtiön johtohenkilöt ja taloudellisen tiedon saajat eivät saa käydä kauppaa Yhtiöön liittyvillä rahoitusvälineillä (omaan lukuunsa tai toisen lukuun), suoraan tai välillisesti, 30 kalenteripäivän suljetun ikkunan aikana ennen UPM:n osavuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteiden julkistamista eivätkä varsinaisena julkistamispäivänä (30 + 1). Vuonna 2017 suljetut ikkunat ovat 1. tammikuuta - 31. tammikuuta (liittyen vuoden 2016 tilinpäätöstiedotteeseen), 26. maaliskuuta - 25. huhtikuuta, 25. kesäkuuta - 25. heinäkuuta ja 24. syyskuuta - 24. lokakuuta (liittyen vuoden 2017 osavuosikatsauksiin).

Yhtiö suosittelee, että johtohenkilöt ja taloudellisen tiedon saajat ajoittavat kaupankäyntinsä UPM:ään liittyvillä rahoitusvälineillä kolmen viikon ajanjaksoon, joka alkaa ensimmäisenä työpäivänä sen jälkeen kun yhtiö on virallisesti julkaissut vuosi- tai osavuosituloksensa. Kaupankäynti minä tahansa muuna aikana vaatii UPM:n sisäpiirihallinnon etukäteen antamaa lupaa.

Sisäpiiriluettelot

UPM on päättänyt, että se ei 3.7.2016 alkaen ylläpidä luetteloa pysyvistä sisäpiiriläisistä. Kaikki sisäpiirihankkeissa mukana olevat henkilöt merkitään hankesisäpiiriläisinä hankekohtaisiin sisäpiiriluetteloihin. UPM:n sisäpiirihallinto vastaa sisäpiiriluettelojen perustamisesta, ylläpidosta ja päivittämisestä, kun päätös sisäpiirihankkeen perustamisesta ja tiedon julkistamisen lykkäämisestä on tehty. Kullekin sisäpiiriluetteloon merkitylle henkilölle ilmoitetaan kirjallisesti hänen merkitsemisestään luetteloon ja siihen liittyvistä velvollisuuksista ja seuraamuksista. Henkilöt, joilla on sisäpiiritietoa, eivät saa käydä kauppaa yhtiöön liittyvillä rahoitusvälineillä. Hankekohtaiseen sisäpiirirekisteriin merkityille henkilöille ilmoitetaan sähköpostitse myös hankkeen ja siihen liittyvän hankekohtaisen sisäpiiriluettelon päättymisestä.

Rikkomuksista ilmoittaminen

Kaikista mahdollisista UPM:n sisäpiiripolitiikan vastaisista toimista tai epäillyistä rahoitusmarkkinoita koskevien säännösten, kuten markkinoiden väärinkäyttöasetuksen tai arvopaperimarkkinalain, rikkomuksista voi raportoida UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä –kanavan kautta. 


​​Tätä kautta voit välittää UPM:n Toimintaohjeen tai sen alaisten muiden politiikoiden rikkomista koskevan valituksen tai huolenaiheesi sisäisen tarkastuksen johtajalle ja turvallisuusjohtajalle.


'