Tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunnan tehtävät ja vastuut liittyvät yhtiön taloudellisten raportointiprosessien, kirjanpidon, tilintarkastuksen, taloudellisen raportoinnin, sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan prosessien valvontaan. Valiokunnan toimintaa näiden tehtävien ja vastuiden hoitamiseksi on kuvattu alla.

Valiokunnan toiminta

Tarkastusvaliokunta käsittelee neljännesvuosittain yhtiön taloudellisen tuloksen ja osavuosikatsaukset ja suosittelee niiden hyväksymistä yhtiön hallitukselle. Tulosta käsitellessään valiokunta käy läpi kyseisen tarkastelujakson mahdolliset merkittävät ja epätavalliset tapahtumat, kirjanpitoarviot ja laatimisperiaatteet. Tarkastusvaliokunnalle raportoidaan lisäksi  neljännesvuosittain varmennus- ja lakiasioista. Nämä raportit koskevat sisäistä valvontaa, sisäistä tarkastusta sekä oikeusriitoja ja muita oikeusprosesseja. Muut neljännesvuosiraportit liittyvät rahoitukseen ja rahoitusriskeihin sekä energiariskeihin.

Päävastuullinen tilintarkastaja osallistuu kaikkiin valiokunnan kokouksiin ja raportoi sille osavuositarkastuksesta ja tarkastushavainnoista sekä esittää selvityksen kertyneistä tilintarkastuspalkkioista ja tilintarkastukseen liittymättömistä palkkioista kultakin vuosineljännekseltä. Valiokunta kokoontuu säännöllisesti keskenään ja tapaa neljännesvuosittain
sisäisen tarkastajan ja tilintarkastajan ilman, että yhtiön toimivaan johtoon kuuluvia on läsnä.

Osana vaatimustenmukaisuusarviointia valiokunta saa neljännesvuosittain yhtiön neuvoa-antavan eettisen komitean (Ethics Advisory Committee) laatiman raportin sekä selvityksen väärinkäytösten raportointikanavan kautta lähetetyistä ilmoituksista. Yhtiön riskienhallinnan tehokkuuden osalta tarkastusvaliokunta arvioi vuosittain yhtiön riskienhallintaprosessia, ja valiokuntaa informoidaan prosessin yhteydessä tunnistetuista 20 suurimmasta riskistä sekä konsernitason strategisista riskeistä mukaan lukien makroekonomiset ja poliittiset riskit, ympäristöriskit, vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit sekä liiketoimintakohtaiset riskit. Vuonna 2015 valiokunta käsitteli myös UPM:n verotusta ja yhtiön veropolitiikkaa sekä veroriskien hallintaa ja yhtiön ulkoistusjärjestelyjä talous- ja IT-palveluissa. Valiokunta päätti myös lisätä vastuullista hankintaa koskevan vuosittaisen katsauksen säännölliselle asialistalleen.

Tarkastusvaliokunta on myös vastuussa tilintarkastajan valintaa ja palkitsemista koskevan
ehdotuksen valmistelusta varsinaiselle yhtiökokoukselle. Ehdotusta valmistellessaan valiokunta arvioi vuosittain yhdessä yhtiön johdon kanssa tilintarkastajan pätevyyttä ja riippumattomuutta. Valiokunta arvioi tilintarkastusprosessin tehokkuutta, tarkastuksen laatua, päävastuullisen tilintarkastajan ja tilintarkastusryhmän suoriutumista sekä yhteistyötä tarkastajan kansainvälisen tilintarkastusverkoston kanssa. Lisäksi tarkastusvaliokunta kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut
säännöllisin väliajoin varmistaakseen tilintarkastuspalveluiden riippumattomuuden ja
kustannustehokkuuden. Viimeisin tarjouskilpailu järjestettiin vuonna 2013 ja sitä edeltävä vuonna 2007.

Tarkastusvaliokunnan työjärjestyksen mukaiset tehtävät ja vastuut on esitelty alla. 

Tarkastusvaliokunnan tehtävät ja vastuut

​Taloudellinen raportointi​Seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia

Valvoa taloudellista raportointiprosessia

​Käsitellä yhtiön tilinpäätökset ja välitilinpäätökset
​​Sisäinen valvonta​​Seurata yhtiön sisäisen valvontajärjestelmän tehokkuutta
​​Sisäinen tarkastus​Seurata yhtiön sisäisen tarkastuksen tehokkuutta

Arvioida yhtiön sisäisen tarkastustoiminnon menettelytapoja

Arvioida sisäisen tarkastustoiminnon organisaatiota, tehtäviä ja henkilöresursseja säännöllisin väliajoin
Riskienhallinta​Seurata yhtiön riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta

Arvioida yhtiön taloudellisten riskien arviointia ja riskienhallintaa koskevia menettelytapoja

Arvioida riskienhallintatoiminnon organisaatiota, tehtäviä ja henkilöresursseja taloudellisten riskien hallintaan liittyvien tehtäviensä kannalta säännöllisin väliajoin
Tilintarkastus​​Arvioida tilintarkastajan pätevyyttä, toimintaa ja riippumattomuutta

Valmistella tilintarkastajan valintaa tai uudelleenvalintaa koskeva ehdotus yhtiökokoukselle

Hyväksyä tilintarkastajan vuosittaiset palkkiot varsinaisen yhtiökokouksen antaman ohjeistuksen mukaisesti

Seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta

​Arvioida vuosittaista tilintarkastussuunnitelmaa

Arvioida tilintarkastajan yhtiölle suorittamia tilintarkastukseen liittyviä ja liittymättömiä palveluita

​​Arvioida tilintarkastajan tarkastusryhmään kuuluvien tarkastusvastuullisten tilintarkastajien kokemusta, pätevyyttä ja toimintaa

Varmistaa, että päävastuullinen tilintarkastaja vaihdetaan vähintään seitsemän vuoden välein
Vaatimustenmukaisuus​Käsitellä oikeudelliset asiat mukaan lukien vireillä olevat oikeusriidat, joilla voi olla merkittävä vaikutus yhtiön taloudelliseen asemaan

Käsitellä mahdolliset olennaiset viranomaisraportit ja -tiedustelut

Arvioida yhtiön toimintaohjetta ja sen noudattamista

Valvoa yhtiölle nimettömänä tai muulla tavoin toimitettujen valitusten ja ilmoitusten käsittelyprosesseja

Käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antama selvitys
Muut tehtävätSuorittaa muita hallituksen sille osoittamia tai valiokunnan valvontatoimintonsa suorittamisen kannalta tarpeellisina tai asianmukaisina pitämiä tehtäviä tai toimintoja

 

'